MAKAKAH PENERAPAN SISTEM KERJA E-COMMERCE, IOS DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN MUTU PERUSAHAAN

PENERAPAN SISTEM KERJA E-COMMERCE, IOS DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENINGKATKAN MUTU PERUSAHAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Kemajuan di bidang teknologi informasi, komputer, dan telekomunikasi mendukung perkembangan teknologi internet. Dari seluruh aspek kehidupan manusia yang terkena dampak kehadiran internet, sektor bisnis merupakan sektor  yang  paling  terkena dampak  dari  perkembangan  teknologi  informasi  dan telekomunikasi serta paling cepat tumbuh. Dengan internet pelaku bisnis tidak lagi mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi apapun, untuk menunjang aktivitas bisnisnya, bahkan sekarang cenderung dapat diperoleh berbagai macam informasi, sehingga informasi harus disaring untuk mendapatkan informasi yang tepat dan relevan. Hal tersebut mengubah abad informasi menjadi abad internet.

Penggunaan internet dalam bisnis berubah dari fungsi sebagai alat untuk pertukaran informasi secara elektronik menjadi alat untuk aplikasi strategi bisnis, seperti: pemasaran, penjualan, dan pelayanan pelanggan. Pemasaran di Internet cenderung menembus berbagai rintangan, batas bangsa, dan tanpa aturan-aturan yang baku. Mobilitas manusia yang tinggi menuntut dunia perdagangan mampu menyediakan layanan jasa dan barang dengan cepat sesuai permintaan konsumen. Untuk mengatasi masalah tersebut, kini muncul transaksi yang menggunakan media internet untuk menghubungkan produsen dan konsumen. Transaksi bisnis melalui internet lebih dikenal dengan nama e-commerce. Melalui e-commerce, seluruh manusia di muka bumi memiliki kesempatan dan peluang yang sama untuk bersaing dan berhasil berbisnis di dunia maya.

Sedangkan pemasaran konvensional, barang mengalir dalam partai-partai besar, melalui pelabuhan laut, pakai kontainer, distributor, lembaga penjamin, importir, dan lembaga bank. Pemasaran konvensional lebih banyak yang terlibat dibandingkan pemasaran lewat internet. Pemasaran di internet sama dengan direct marketing, dimana konsumen berhubungan langsung dengan penjual, walaupun penjualnya berada di luar negeri. Meski begitu, penggunaan internet dalam pengaplikasian e-commerce tidak menutup kemungkinan para pelaku bisnis moderen untuk bekerja sama dengan para pelaku bisnis lain, baik itu produsen, supplier bahkan konsumen. Pelaku bisnis moderen tidak lagi harus melakukan perjalanan bisnis dari kota ke kota karena sistem dalam e-commerce yang mendukung inter organizational system (IOS) dapat dengan mudah menangani kendala jarak serta waktu para pelaku bisnis dalam melakukan kerja sama mereka.

Selain penggunaan e-commerce dan IOS, penggunaan sistem informasi manajemen yang tepat dan akurat sangat berperan besar terhadap sebuah perusahaan. Adanya sistem informasi manajemen dalam dunia kerja ini mampu meningkatkan kinerja perusahaan karena dalam perusahaan sangatlah membutuhkan data-data yang akurat, cepat, dan inovatif untuk memajukan operasional perusahaan. Sebuah perusahaan pastinya membutuhkan Sistem Informasi Manajemen yang akurat serta memadai, dengan ini sebuah perusahaan akan berjalan dengan baik. Dalam Sistem Informasi Manajemen juga terdapat sistem keuangan lengkap dan akurat yang memegang peran penting dalam dunia kerja.

Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang diterapkan ke dalam perusahaan yang mendukung berbagai informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sistem informasi yang dikumpulkan dan diolah berguna untuk seluruh tingkatan manajemen dalam pengendalian perusahaan. Seluruh kegiatan memerlukan informasi dan sebaliknya semua kegiatan menghasilkan informasi. Semua perusahaan sangatlah memerlukan berbagai informasi untuk menunjang kinerja perusahaan ke depannya. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dengan baik maka akan didapatkan manfaat bagi perusahaan dalam segi manajemen dan juga pengambilan keputusan manajemen. Berkenaan dengan ini penulis akan membahas berbagai hal yang berkaitan dengan penggunaan e-commerce, IOS maupun sistem informasi manajemen dalam perkembangan mutu suatu perusahaan.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut penulis akan merumuskan rumusan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana cara memanfaatkan e-commerce untuk mendukung suatu perusahaan sehingga memiliki keunggulan kompetitif dan mampu bertahan menghadapi persaingan yang ada?

2.      Secara eksternal bagaimana cara menjalin hubungan (Inter Organizational System/IOS) untuk mendukung suatu usaha?

3.      Secara internal bagaimana cara memanfaatkan Sistem Informasi Manajemen (pemasaran, manufaktur, SDM, keuangan dan akuntansi) dalam mendukung suatu perusahaan?

C.    Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan dari rumusan masalah yang akan kita bahas adalah sebagai berikut:

1.      Guna mengetahui bagaimana memanfaatkan teknologi e-commerce dalam mendukung suatu perusahaan sehingga dapat memiliki keunggulan kompetitif dan mampu bertahan dalam persaingan bisnnis yang semakin ketat.

2.      Guna mengetahui dan memilih secara eksternal bagaimana cara menjalin hubungan bisnis dalam inter organizational system untuk mendukung suatu usaha.

3.      Guna memahami secara internal bagaimana cara memanfaatkan sistem informasi manajemen (pemasaran, manufaktur, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi) dalam mendukung suatu perusahaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Definisi E-Commerce

Electronic Commerce (e-commerce) adalah proses pembelian, penjualan atau pertukaran produk, jasa dan informasi melalui jaringan komputer. e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-commerce juga memerlukan teknologi basis data atau pangkalan data (database), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-commerce ini (Siregar, 2010).

E-commerce lebih spesifik dibanding e-Business sebab e-commerce hanya menyangkut fasilitas untuk melakukan transaksi secara online. Sebuah website perusahaan pasti merupakan bagian dari e-business tetapi belum tentu menyediakan fasilitas e-commerce (Kotler, 2005).

Menurut Shim, Quershi, Siegel dalam buku M. Suyanto, Electronic Commerce (e-commerce) merupakan konsep baru yang bisa digambarkan sebagai proses jual beli barang atau jasa pada World Wide Web Internet.

Sedangkan menurut Kalakota dan Whinston (1997) dalam buku M. Suyanto (2003) mendefinisikan e-commerce dari beberapa perspektif berikut:

1.      Perspektif Komunikasi

E-commerce merupakan pengiriman informasi, produk/layanan, atau pembayaran melalui lini telepon, jaringan computer atau sarana eletronik lainnya.

2.      Perspektif Proses Bisnis

E-commerce merupakan aplikasi teknologi menuju otomisasi transaksi dan aliran kerja perusahaan.

3.      Perspektif Layanan

E-commerce merupakan salah satu alat yang memenuhi keinginan perusahaan, konsumen dan manajemen dalam memangkas service cost ketika meningkatkan mutu barang dan kecepatan pelayanan.

4.      Perspektif Online

E-commerce berkaitan dengan kapasitas jual beli produk dan informasi di internet dan jasa online lainnya.

Berdasarkan Ensiklopedia Britanica, E-Commerce adalah menjalankan bisnis dan menjual informasi, layanan, dan komoditi melalui jaringan telekomunikasi komputer. E-Commerce atau perdagangan elektronik merupakan penggunaan jaringan komunikasi dan komputer dan melaksanakan proses suatu bisnis atau suatu transaksi dalam bisnis yang menggunakan alses jaringan.

Menurut Rahmati (2009) E-commerce singkatan dari Electronic Commerce yang artinya sistem pemasaran secara atau dengan media elektronik. E-Commerce ini mencakup distribusi, penjualan, pembelian, marketing dan service dari sebuah produk yang dilakukan dalam sebuah system elektronika seperti Internet atau bentuk jaringan komputer yang lain. E-commerce bukan sebuah jasa atau sebuah barang, tetapi merupakan perpaduan antara jasa dan barang. E-commerce dan kegiatan yang terkait melalui internet dapat menjadi penggerak untuk memperbaiki ekonomi domestik melalui liberalisasi jasa domestik dan mempercepat integrasi dengan kegiatan produksi global. Karena e-commerce akan mengintegrasikan perdagangan domestik dengan perdagangan dunia, berbagai bentuk pembicaraan atau negosiasi tidak hanya akan terbatas dalam aspek perdagangan dunia, tetapi bagaimana kebijakan domestik tentang pengawasan di sebuah negara, khususnya dalam bidang telekomunikasi, jasa keuangan, dan pengiriman serta distribusi.

Electronic Commerce di definisikan sebagai proses pembelian dan penjualan produk,jasa, dan informasi yang dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan jaringan computer. Salah satu jaringan yang digunakan adalah internet. Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission (Hildamizanthi. 2011). Dalam mengimplementasikan e-commerce tersedia suatu integrasi rantai nilai dari infrastrukturnya, yang terdiri dari tiga lapis. Pertama, insfrastruktur sistem distribusi (flow of good); kedua, insfrastruktur pembayaran (flow of money); dan ketiga, infrastruktur sistem informasi (flow of information). Agar dapat terintegrasinya sistem rantai suplai dari supplier, ke pabrik, ke gudang, distribusi, jasa transportasi, hingga ke pelanggan maka diperlukan integrasi enterprise system untuk menciptakan supply chain visibility. Ada tiga faktor yang faktor dicermati oleh kita jika ingin membangun toko e-commerce yaitu: variability, visibility, dan velocity (Sukamjati, 2009).

Dari berbagai pendapat tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa E-Commerce didefinisikan sebagai segala  bentuk perdagangan/ perniagaan baik pembelian, penjualan, pertukaran barang  atau jasa (trades of goods and services) dengan mengunakan media elektronik. E-commerce merupakan transaksi komersial yang terdiri dari organisasi dan individu yang berdasarkan atas pemerosesan dan tranmisi data, termasuk teks, suara dan gambar. E-Commerce disini sangat memudahkan dalam beroperasi, yakni operasi yang bersifat internal dan eksternal. Contoh : dalam pemasaran dan jasa informasi. Pada dasarnya e-commerce merupakan suatu aktifitas ekonomi digital yang dapat dilakukan oleh siapa saja melalui internet. E-commerce akan merubah semua kegiatan marketing dan juga sekaligus memangkas biaya-biaya operasional untuk kegiatan trading (perdagangan).

Proses yang ada dalam E-commerce adalah sebagai berikut :

a.         Presentasi elektronis (pembuatan website) untuk produk dan layanan.

b.         Pemesanan secara langsung dan tersedianya tagihan.

c.         Otomatisasi akun pelanggan secara aman (baik nomor rekening maupun nomor kartu kredit).

d.        Pembayaran yang dilakukan secara Langsung (online) dan penanganan transaksi.

e.         Pendistribusian atau pengiriman barang kepada konsumen yang sudah menyelesaikan langkah-langkah sebelumnya dengan baik dan benar.

Ciri dan Karakteristik E-Commerce:

1)      OTOMATISASI, proses otomatisasi yang menggantikan manual (enterprise resource planning concept).

2)      INTEGRASI, proses terintegrasi yang akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses (just in time concept).

3)      PUBLIKASI, memberikan jasa promosi dan komunikasi atas produk dan jasa yang dipasarkan (electronic cataloging concept).

4)      INTERAKSI, pertukaran data atau informasi antar berbagai pihak yang akan  meminimalkan “human error” (electronic data interchange/EDI concept).

5)      TRANSAKSI, kesepakatan antara 2 pihak untuk melakukan transaksi yang melibatkan institusi lainnya sebagai pihak yang menangani pembayaran  (electronic payment concept).

B.     Jenis-Jenis E-Commerce

E-commerce dapat dibagi menjadi beberapa jenis yang memiliki karakteristik berbeda-beda. Sebagai berikut:

1.      Business to Business (B2B)

Business to Business e-commerce memiliki karakteristik:

a.       Trading partners yang sudah diketahui dan umumnya memiliki hubungan (relationship) yang cukup lama. Informasi hanya dipertukarkan dengan partner tersebut. Dikarenakan sudah mengenal lawan komunikasi, maka jenis informasi yang dikirimkan dapat disusun sesuai dengan kebutuhan dan kepercayaan (trust).

b.      Pertukaran data (data exchange) berlangsung berulang-ulang dan secara berkala, misalnya setiap hari, dengan format data yang sudah disepakati bersama. Dengan kata lain, layanan yang digunakan sudah tertentu. Hal ini memudahkan pertukaran data untuk dua entiti yang menggunakan standar yang sama.

c.       Salah satu pelaku dapat melakukan inisiatif untuk mengirimkan data, tidak harus menunggu parternya.

d.      Model yang umum digunakan adalah peer-to-peer, dimana processing intelligence dapat didistribusikan di kedua pelaku bisnis.

Pada Business to Business e-commerce umumnya menggunakan mekanisme Electronic Data Interchange (EDI). Sayangnya banyak standar EDI yang digunakan sehingga menyulitkan interkomunikasi antar pelaku bisnis. Standar yang ada saat ini antara lain: EDIFACT, ANSI X.12, SPEC 2000, CARGO-IMP, TRADACOMS, IEF, GENCOD, EANCOM, ODETTE, CII. Selain standar yang disebutkan di atas, masih ada format-format lain yang sifatnya proprietary. Jika anda memiliki beberapa partner bisnis yang sudah menggunakan standar yang berbeda, maka anda harus memiliki sistem untuk melakukan konversi dari satu format ke format lain. Saat ini sudah tersedia produk yang dapat melakukan konversi seperti ini.

Pendekatan lain yang sekarang cukup populer dalam standarisasi pengiriman data adalah dengan menggunakan Extensible Markup Language (XML) yang dikembangkan oleh World Wide Web Consortium (W3C). XML menyimpan struktur dan jenis elemen data di dalam dokumennya dalam bentuk tags seperti HTML tags sehingga sangat efektif digunakan untuk sistem yang berbeda. Kelompok yang mengambil jalan ini antara lain adalah XML/EDI group. Contoh Website e-commerce B2B adalah:

1)      Bizzy

Bizzy merupakan e-commerce pertama yang memiliki konsep B2B di Indonesia. Bizzy menyediakan solusi bagi perusahaan yang memiliki masalah dalam pengadaan suplai dan jasa kebutuhan bisnis. Produk yang disediakan oleh Bizzy antara lain, Office Supplies (ATK), Elektronik, Pantry, dan lain-lain.

2)      Ralali

Ralali adalah salah satu perusahaan B2B di Indonesia yang menjual produk-produk MRO (Maintenance, Repair, and Operational). Dengan perusahaan PT. Raksasa Laju Lintang yang telah aktif sejak 2013, Ralali menyediakan berbagai macam kebutuhan otomotif, alat ukur, GPS, dan peralatan listrik lainnya.

Pada mulanya EDI menggunakan jaringan tersendiri yang sering disebut VAN (Value Added Network). Populernya jaringan komputer Internet memacu inisiatif EDI melalui jaringan Internet, atau dikenal dengan nama EDI over Internet. Topik yang juga mungkin termasuk di dalam business-to-business e-Commerce adalah electronic/Internet procurement dan Enterprise Resource Planning (ERP). Hal ini adalah implementasi penggunaan teknologi informasi pada perusahaan dan pada manufakturing. Sebagai contoh, perusahaan Cisco maju pesat dikarenakan menggunakan teknologi informasi sehingga dapat menjalankan just-in-time manufacturing untuk produksi produknya.

2.      Business to Consumer (B2C)

Business to Consumer e-commerce memiliki karakteristik sebagai berikut:

a.       Terbuka untuk umum, dimana informasi disebarkan ke umum.

b.      Pelayanan (service) yang diberikan bersifat umum (generic) dengan mekanisme yang dapat digunakan oleh khalayak ramai. Sebagai contoh, karena sistem web sudah umum digunakan maka layanan diberikan dengan menggunakan basis web.

c.       Layanan diberikan berdasarkan permohonan (on demand). Konsumer melakukan inisiatif dan produser harus siap memberikan respon sesuai dengan permohonan.

d.      Pendekatan client/server sering digunakan dimana diambil asumsi client (consumer) menggunakan sistem yang minimal (berbasis web) dan processing (business procedure) diletakkan di sisi server.

Business to Consumer e-commerce memiliki permasalahan yang berbeda. Mekanisme untuk mendekati konsumen pada saat ini menggunakan bermacam-macam pendekatan misalnya dengan menggunakan “electronic shopping mall” atau menggunakan konsep “portal”.

Electronic shopping mall menggunakan websites untuk menjajakan produk dan layanan. Para penjual produk dan layanan membuat sebuah storefront yang menyediakan katalog produk dan layanan (service) yang diberikannya. Calon pembeli dapat melihat-lihat produk dan layanan yang tersedia seperti halnya dalam kehidupan sehari-hari dengan melakukan window shopping. Bedanya, calon pembeli dapat melakukan belanja ini kapan saja dan darimana saja dia berada tanpa dibatasi oleh jam buka toko. Contoh penggunaan website untuk menjajakan produk dan layanannya antara lain:

1)      Amazon http://www.amazon.com, Amazon merupakan toko buku virtual yang menjual buku melalui web sitenya. Kesuksesan Amazon yang luar biasa menyebabkan toko buku lain harus melakukan hal yang sama.

2)      eBay http://www.ebay.com, merupakan tempat lelang online.

3)      NetMarket http://www.netmarket.com, yang merupakan direct marketing dari Cendant (hasil merge dari HFC, CUC International, Forbes projects). NetMarket akan mampu menjual 95% dari kebutuhan rumah tangga sehari-hari.

4)      Tiket.com http://www.tiket.com, merupakan tempat penjualan tiket transportasi dari mulai tiket transportasi nasional sampai internasional, dari mulai tiket kereta sampai tiket pesawat sekalipun.

Konsep portal agak sedikit berbeda dengan electronic shopping mall, dimana pengelola portal menyediakan semua layanan di portalnya (yang biasanya berbasis web). Sebagai contoh, portal menyediakan surat elektronik (e-mail) gratis yang berbasis Web bagi para pelanggannya sehingga diharapkan sang pelanggan selalu kembali ke portal tersebut. Contoh portal antara lain, Netscape Home http://home.netscape.com, My Yahoo.

3.      Consumen to consumen (C2C)

Dalam C2C seseorang menjual produk atau jasa ke orang lain. Dapat juga disebut sebagai pelanggan ke palanggan yaitu orang yang menjual produk dan jasa ke satu sama lain.

a.       Lelang C2C, Dalam lusinan negara, penjualan dan pembelian C2C dalam situs lelang sangat banyak. Kebanyakan lelang dilakukan oleh perantara, seperti eBay.com, auctionanything.com; para pelanggan juga dapat menggunakan situs khusus seperti buyit.com atau bid2bid.com. Selain itu banyak pelanggan yang melakukan lelangnya sendiri seperti greatshop.com menyediakan piranti lunak untuk menciptakan komunitas lelang terbalik C2C online.

b.      Iklan Kecik, Orang mejual ke orang lainnya setiap hari melalui iklan kecik (classified ad) di koran dan majalah. Iklan kecik berbasis internet memiliki satu keunggulan besar daripada berbagai jenis iklan kecik yang lebih tradisional: iklan ini menawarkan pembaca nasional bukan hanya local. Iklan kecik tersedia melalui penyedia layanan internet seperti AOL, MSN, dll.

c.       Layanan Personal. Banyak layanan personal (pengacara, tukang, pembuat laporan pajak, penasehat investasi, layanan kencan) tersedia di internet. Beberapa diantaranya tersedia dalam iklan kecik, tetapi lainnya dicantumkan dalam situs web serta direktori khusus. Beberapa gratis dan ada juga yang berbayar.

C2C Merupakan jenis e-commerce yang meliputi semua transaksi elektronik barang atau jasa antar konsumen. Umumnya transaksi ini dilakukan melalui pihak ketiga yang menyediakan platform online untuk melakukan transaksi tersebut. Beberapa contoh penerapan C2C dalam website di Indonesia adalah Tokopedia, Bukalapak dan Lamido. Disana penjual diperbolehkan lansung berjualan barang melalui website yang telah ada. Namun ada juga website yang menerapkan jenis C2C dan mengharuskan penjual terlebih dahulu menyelesaikan proses verifikasi, seperti Blanja dan Elevania.

4.      Comsumer to Business (C2B)

Dalam C2B konsumen memeritahukan kebutuhan atas suatu produk atau jasa tertentu, dan para pemasok bersaing untuk menyediakan produk atau jasa tersebut ke konsumen. Contohnya di priceline.com, dimana pelanggan menyebutkan produk dan harga yang diinginkan, dan priceline mencoba menemukan pemasok yang memenuhi kebutuhan tersebut.

Sekelompok besar indifidu menyediakan layanan jasa atau produk mereka bagi perusahaan yang mencari jasa atau produk tersebut. Contohnya adalah sebuah website dimana desainer website menyediakan beberapa pilihan logo yang nantinya hanya akan dipilih salah satu yang dianggap paling efektif. Platform lain yang umumnya menggunakan jenis e-commerce ini adalah pasar yang menjual foto bebas royalti, gambar, media dan elemen desain seperti www.istockphoto.com. Jenis lainnya adalah www.mybloggerthemes.com, sebuah website yang menjual ragam template blog dari berbagai pengembang template. Pembuat template dapat mebupload template yang dibuatnya pada link yang telah disediakan oleh MBT, kemudian MBT akan menjual template yang telah diupload dan berbagi keuntungan dengan pembuat template.

C.    Analisis Manfaat dan Tantangan Penggunaan E-Commerce Dalam Dunia Bisnis

Dalam banyak kasus, sebuah perusahaan e-commerce bisa bertahan tidak hanya mengandalkan kekuatan produk saja, tapi dengan adanya tim manajemen yang handal, pengiriman yang tepat waktu, pelayanan yang bagus, struktur organisasi bisnis yang baik, jaringan infrastruktur dan keamanan, desain situs web yang bagus, beberapa faktor yang termasuk:

1.      Menyediakan harga kompetitif.

2.      Menyediakan jasa pembelian yang tanggap, cepat, dan ramah.

3.      Menyediakan informasi barang dan jasa yang lengkap dan jelas.

4.      Menyediakan banyak bonus seperti kupon, penawaran istimewa, dan diskon.

5.      Memberikan perhatian khusus seperti usulan pembelian.

6.      Menyediakan rasa komunitas untuk berdiskusi, masukan dari pelanggan, dan lain-lain.

7.      Mempermudah kegiatan perdagangan.

Manfaat yang dirasakan perusahaan khususnya untuk kepentingan pelanggan memperlihatkan bahwa e-commerce dapat memberikan manfaat antara lain:

a.      Mendapatkan pelanggan baru.

Studi yang menyebutkan bahwa manfaat penggunaan e-commerce dalam bisnis adalah mendapatkan pelanggan baru dikemukakan oleh Hamill da Gregory, 1997 dan Swatman, 1999 serta Hoffman dan Novak, 2000. Digunakannya e-commerce memungkinkan perusahaan tersebut mendapatkan pelanggan baru baik itu yang berasal dari pasar domestik maupun pasar luar negeri.

b.      Menarik konsumen untuk tetap bertahan.

Studi yang dilakukan oleh Daniel & Storey, 1997 di industri perbakan menemukan bahwa dengan adanya layanan ebanking membuat nasabah tidak berpindah ke bank lain. Selain itu bank juga akan mendapatkan pelanggan baru yang berasal dari bank-bank yang bertahan dengan teknologi lama.

c.       Meningkatkan mutu layanan.

Dengan adanya e-commerce memungkinkan perusahaan dapat meningkatkan layanan dengan melakukan interaksi yang lebih personal sehingga dapat memberikan informasinya sesuai dengan apa yang diinginkan oleh konsumen. Studi yang menyebutkan bahwa penggunaan e-commerce dapat bermanfaat untuk meningkatkan mutu layanan ini dikemukakan oleh Gosh, 1998.

d.      Melayani konsumen tanpa batas waktu.

Studi yang dilakukan oleh Daniel & Storey, 1997 menemukan bahwa adanya pelanggan dapat melakukan transaksi dan memanfaatkan layanan suatu perusahaan tanpa harus terikat dengan waktu tutup ataupun buka dari suatu perusahaan tersebut.

E-commerce memberikan pilihan kepada produsen tentang jenis usaha dan skala usaha yang akan dikembangkan. Dengan mengimplementasikan teknologi informasi e-commerce, produsen dapat memilih untuk mengembangkan target pasar kepada pasar global atau hanya fokus terhadap segmen pasar tertentu. Bagi usaha kecil dan menengah, dengan menggunakan e-commerce dapat menawarkan sesuatu yang berkualitas dan terjangkau serta memiliki kepercayaan diri menghadapi pesaing. Biaya tidak kemudian menjadi kendala utama, tetapi yang terpenting bagaimana usaha kecil dan menengah dapat menunjukkan produk atau jasa yang ditawarkan melalui websitenya dan dapat dilakukan melalui penjualan secara online.

Dengan menggunakan e-commerce, produsen dapat merubah daftar harga atau melakukan kustomisasi produk atau jasa yang ditawarkan dan terinformasikan secara cepat melalui website. Sesuatu yang biasanya memerlukan waktu yang lama untuk dilaksanakan atau diintegrasikan, dengan e-commerce menjadi lebih cepat. Melakukan model usaha yang inovatif atau melakukan re-engineering, melaksanakan spesialisasi dengan derajat yang tinggi atau meningkatkan produktivitas dan perhatian terhadap pelanggan, bukan sesuatu yang tidak mungkin dengan e-commerce. E-commerce juga bermanfaat dalam membangun database pelanggan yang komprehensif. Produsen dapat mempunyai informasi tentang pola pemesanan yang dilakukan pelanggan dan mengelolanya sebagai informasi yang berharga. Database tersebut akan membantu produsen saat melakukan pemasaran dan strategi promosi agar dapat tepat sasaran.

Dalam konteks hubungan dengan mitra bisnis, e-commerce membantu dalam mengurangi inefisiensi yang mungkin terjadi dalam rantai penawaran, mengurangi kebutuhan untuk membuat inventory dan menghindari keterlambatan pengiriman. Sehingga produsen mempunyai kepercayaan diri tentang usaha yang dijalankan dalam melakukan kerjasama dengan pemasok dan perusahaan jasa. E-commerce secara inherent akan menyederhanakan dan mengotomatisasi proses bisnis yang mendukung, menggabungkan dengan kecepatan dan efisiensi dalam kegiatan usaha. Dalam hubungannya dengan pelanggan, e-commerce membantu dalam menfasilitasi kegiatan pembelian yang nyaman. E-commerce dapat menghemat waktu pelanggan dibandingkan jika pelanggan tersebut melakukan pembelian secara off-line. Seringkali pelanggan membayar lebih murah untuk harga produk tertentu dibandingkan jika pelanggan membelinya secara off-line. Meskipun memiliki beberapa keuntungan, penggunaan e-commerce juga menghadapi kendala. Melakukan kegiatan transaksi secara online berarti pelanggan akan terpaksa menyediakan sejumlah informasi pribadi yang dipersyaratkan oleh penjual. Persyaratan ini tentunya dapat mengganggu kerahasiaan dan menimbulkan issu tentang keamanan dari informasi yang disediakan.

Protokol untuk proses tertentu yang belum standard, pita lebar (bandwith) telekomunikasi yang terbatas dan keterbatasan software yang digunakan, merupakan beberapa isu teknis yang mengakibatkan e-commerce masih kurang terintegrasi dengan sistem IT yang kontemporer. Disamping kendala teknis, issu non teknis juga menjadi kendala dalam penggunaan e-commerce. Masih banyak pembeli yang tidak percaya dan susah merubah kebiasaannya untuk bertransaksi tanpa bertemu langsung dengan penjualnya dan menggunakan kertas yang terbatas (paperless). Menurut Marhum Djauhari (2009), berdasarkan kenyataan bahwa hukum sering berdasar pada obyek fisik maka hal ini akan menimbulkan masalah yang serius terhadap bisnis karena ketidak pastian hukum dari proses tersebut. Status hukum dari transaksi yang dibentuk secara otomatis, belumlah jelas. Apakah mungkin untuk sebuah perjanjian atau yang lebih umum, prosedur hukum dibuat oleh sebuah komputer.

Dalam kategori pertama, e-commerce berdampak pada akselerasi pertumbuhan direct marketing yang secara tradisional berbasis mail order (katalog) dan telemarketing. Kemunculan e-commerce memberikan beberapa dampak positif bagi aktivitas pemasaran, diantaranya:

1)      Memudahkan promosi produk dan jasa secara interaktif dan real time melalui saluran komunikasi langsung via internet.

2)      Menciptakan saluran distribusi baru yang bisa menjangkau lebih banyak pelanggan di hampir semua belahan dunia.

3)      Memberikan penghematan signifikan dalam hal biaya pengirima informasi dan produk terdigitalisasi (contoh perangkat lunak dan musik).

4)      Menekan waktu siklus dan tugas–tugas administratif (terutama untuk pemasaran internasional) mulai dari pemesanan hingga pengiriman produk.

5)      Layanan pelanggan yang lebih responsif dan memuaskan, karena pelanggan bisa mendapatkan informasi lebih rinci dan merespon cepat secara online.

6)      Memfasilitasi mass customization yang telah diterapkan pada sejumlah produk seperti kosmetik, mobil, rumah, komputer, kartu ucapan, dan berbagai macam produk lainnya.

7)      Memudahkan aplikasi one-to-one atau direct advertising yang lebih efektif dibandingkan mass advertising.

8)      Menghemat biaya dan waktu dalam menangani pemesanan, karena sistem pemesanan elektronik memungkinkan pemrosesan yang lebih cepat dan akurat.

9)      Menghadirkan pasar maya/virtual (markespace) sebagai komplemen pasa tradisional (marketplace).

Dalam hal transformasi organisasi, e-commerce mengubah karakterisik pekerjaan, karir, dan kompensasi. E-commerce menuntut kompetensi, komitmen, kreativitas, dan fleksibilitas karyawan dalam beradaptasi dengan setiap perubahan lingkungan yang ramping, bercirikan pemberdayaan dan desentralisasi wewenang, beranggotakan knowledge based workers, mampu beradaptasi secara cepat dengan teknologi baru dan perubahan lingkungan (learning organisation), mampu dan berani bereksperimen dengan produk, jasa maupun proses baru, dan mampu mengelola perubahan secara strategik. Sedangkan dalam hal redefinisi organisasi, e-commerce memunculkan model bisnis baru yang berbasis jasa online di markespace. Hal ini bisa berdampak pada redefinisi misi organisasi dan cara organisasi menjalankan bisnisnya. Perubahan ini anatar lain meliputi peralihan dari sistem produksi massal menjadi pemanufakturan just in time (JIT) yang lebih customized, integrasi berbagai sistem fungsional (seperti produksi, keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia). Hal ini difasilitasi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis internet berupa perangkat lunak khusus seperti SAP R/3, microsoft enterprise, DCOM, dan lain-lain.

Dalam menciptakan perusahaan e-commerce yang sukses dan berkelanjutan maka secara umum tentunya perusahaan harus mencari cara untuk dapat membangun kepuasan, loyalitas, dan hubungan baik dengan para pelanggan secara online agar mereka tetap kembali ke toko web perusahaan kita. Kunci keberhasilan perusahaan ritel elektronik adalah ketika perusahaan mampu mengoptimalkan beberapa faktor sukses e-commerce seperti berikut:

a)      Selection and Value

Faktor Pilihan dan nilai meliputi pilihan produk yang menarik, harga yang bersaing, jaminan kepuasan, dan dukungan pelanggan setelah penjualan.

b)     Performance and Service

Faktor Kinerja dan pelayanan meliputi navigasi, proses belanja, dan pembelian serta konfirmasi pengiriman yang cepat dan mudah.Look and Feel, Faktor Tampilan dan rasa yakni meliputi pajangan web, situs web, area belanja, produk multimedia, halaman katalog dan fitur belanja yang menarik.

c)      Advertising and incentives

Faktor Iklan dan insentif meliputi : web dan promosi e-mail bersasaran serta penawaran khusus, termasuk iklan di berbagai situs afiliasi.

d)     Personal attention

Faktor perhatian personal meliputi halaman web personal, saran produk yang dipersonalisasi, iklan web dan pemberitahuan e-mail, serta dukungan interaktif untuk semua pelanggan.

e)      Community relationship

Faktor hubungan dengan komunitas meliputi komunitas virtual para pelanggan, pemasok, perwakilan perusahaan, dan lain-lainnya melalui newsgroup, ruang bincang, serta berbagai hubungan ke situs-situs terkait.

f)       Security and Reliability

Faktor keamanan dan keandalan meliputi keamanan informasi pelanggan dan transaksi di situs web, informasi produk yang dapat dipercaya, serta pemenuhan pesanan yang dapat diandalkan.

Diantara banyak sekali manfaat yang dapat kita peroleh dari penggunaan e-commerce dalam dunia bisnis maupun perusahaan, terdapat pula beberapa kelemahan yang sangat mempengaruhi perkembangan dan tingkat penggunaan e-commerce iyu sendiri. Ada beberapa tantangan dan hambatan dalam penerapan e-commerce, yaitu:

1)      Infrastruktur Telekomunikasi

Infrastruktur Telekomunikasi di Indonesia masih terbatas dan harganya masih relatif lebih mahal. Padahal e-commerce bergantung kepada infrastruktur telekomunikasi.

2)      Delivery Channel

                                                                                     i.      Pengiriman barang masih ditakutkan hilang di jalan.

                                                                                   ii.      Ketepatan waktu dalam pengiriman barang.

                                                                                 iii.      Jangkauan daerah pengiriman barang.

3)      Kultur & Kepercayaan

                                                                               i.            Orang Indonesia belum (tidak) terbiasa berbelanja dengan menggunakan catalog.

                                                                             ii.            Masih harus secara fisik melihat/memegang barang yang dijual.

                                                                           iii.            Perlu mencari barang-barang yang tidak perlu dilihat secara fisik. Misal: buku, kaset.

                                                                           iv.            Kepercayaan antara penjual & pembeli masih tipis

                                                                             v.            Kepercayaan kepada pembayaran elektronik masih kurang.

                                                                           vi.            Penggunaan kartu kredit masih terhambat.

4)      Security

                                                                               i.            Masalah keamanan membuat orang takut untuk melakukan transaksi.

                                                                             ii.            Persepsi merupakan masalah utama.

                                                                           iii.            Ketidak mengertian (lack of awareness) merupakan masalah selanjutnya.

5)      Munculnya Kejahatan Baru

                                                                               i.            Penggunaan kartu kredit curian / palsu.

                                                                             ii.            Penipuan melalui SMS, kuis.

                                                                           iii.            Kurangnya perlindungan kepada konsumen.

                                                                           iv.            Kurangnya kesadaran (awareness) akan masalah keamanan.

6)      Ketidakjelasan Hukum

                                                                               i.            Masih belum tuntas status dari Digital signature.

                                                                             ii.            Uang digital / cybermoney.

                                                                           iii.            Status hukum dari paper-less transaction

                                                                           iv.            [de]Regulasi.

7)      Efek terhadap kehidupan

                                                                               i.            Kemajuan teknologi komputer dan komunikasi seharusnya meningkatkan tingkat kualitas hidup kita. Tetapi kenyataannya tidak seperti yang diinginkan.

                                                                             ii.            Bekerja lebih panjang.

                                                                           iii.            Pekerjaan dibawa pulang: no life, single terus.

                                                                           iv.            Melebarnya jurang si kaya dan si miskin.

D.    Strategi Pendekatan Eksternal dalam Menjalin Intra Organizational System Guna Peningkatan Mutu Perusahaan

Setelah para eksekutif menyatakan jalan perdagangan melalui jaringan elektronika adalah rencana yang strategis, mereka dihadapkan pada keputusan mengenai pemilihan strategi, metodelogi, dan teknologi terbaik. Strategi utama adalah membangun sistem antar organisasi (Interorganizational System-IOS) yang terdiri dari beberapa perusahaan yang bekerja sama sebagai salah satu unit tunggal. salah satu cara yang paling efektif menghubungkan para mitra bisnis IOS adalah dengan arus data komputer suatu konsep yang disebut pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange-EDI).

Tujuan utama IOS ialah pemrosesan transaksi secara efesien, seperti pengiriman pesanan, rekening, atau pembayaran dengan menggunakan teknologi EDI atau extranet*. Semua hubungan sudah ditentukan sebelumnya sehingga tidak ada negosiasi dan langsung eksekusi (pelaksanaan). IOS merupakan kesatuan sistem yang mencakup sejumlah partner bisnis. Suatu IOS tertentu akan memasukkan suatu perusahaan dengan suppliernya dan atau pelanggan dalam suatu jaringan. Melalui IOS, pembeli dan penjual menyusun transaksi bisnis secara rutin. Tukar-menukar informasi terjadi melalui jaringan komunikasi menggunakan format yang sudah ditentukan sebelumnya, sehingga tidak perlu ada hubungan telepon, dokumen kertas atau korespondensi perusahaan lagi. Di masa lalu, IOS dikirim melalui Link komunikasi yang dimiliki secara tertutup. Namun sekarang, banyak IOS berpindah ke internet, kebanyakan melalui extranet. Istilah IOS menunjukan pada gambaran mengenai berbagai aktivitas bisnis, bebarapa di antarannya ada yang digunakan aktivitas yang tidak ada kaitannya dengan e-Commerce.

IOS yang dikembangkan dengan mengikuti siklus hidup sistem tradisional untuk menciptakan sistem yang sama sekali baru atau dengan mengikuti rancang ulang proses bisnis (Bussiness Process Redesign-BPR) untuk merekayasa ulang sistem yang ada sekarang. BPR sangat menarik sebagai metodologi, karena BPR membebaskan perusahaan dari keharusan untuk mulai lagi dari awal. BPR memanfaatkan teknologi komputer, namun tetap mempertahankan tampilan-tampilan yang diinginkan dari sistem yang ada sekarang.

Satu elemen kunci IOS adalah jaringan komunikasi data yang mengatur alur data dan informasi antara perusahaan dan para mitra bisnisnya. Tiga teknologi dapat menyediakan kaitan tersebut sambungan langsung (Direct Connetivity), jaringan bernilai tambah (Value Added Network-VAN), dan internet. Menjelang akhir abad dua puluh, penggunaan internet sebagai saluran utama komunikasi perdagangan melalui jaringan elektronik akan terus meningkat.

Suatu IOS (system antar organisasi) kadang-kadang disebut system informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu system tunggal.Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.

Dalam kasus pemesanan penerbangan, IOS adalah produk dari usaha pengembangan dan promosi oleh pemasok yaitu perusahaan penerbangan itu. Organisasi yang menjadi daya penggerak di balik suatu IOS. Organisasi-organisasi lain disebut peserta IOS. Dalam contoh ini sponsor IOS adalah pemasok, tetapi sponsor IOS dapat juga pelanggan.

Manfaat itu terbagi dalam dua kategori – efisiensi komparatif dan kekuatan tawar menawar dengan penjelasan sebagai berikut:

1.      Efisiensi Komparatif

Dengan bergabung dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah dari pada pesaing. Perbaikan dalam efisiensi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain. Manfaat yang dihasilkan dari hubungan kepada mitra dagang adalah membuat mitra dagang yang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah dari pada pesaing mereka.

a.      Efisiensi internal

Terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan lebih cepat.

b.      Efisiensi Antar Organisasi

Mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Perbaikan ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pelosok atau pelanggan, serta lebih mudah mengumpulkan data lingkungan.

2.      Kekuatan Tawar Menawar

Kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power).

a.      Keistimewaan produk yang unik

Hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaan menawarkan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggan dalam bentuk pemesanan yang lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, dan waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat. Pelayanan yang lebih baik ini menjadi keistimewaan produk perusahaan, membuatnya lebih menarik daripada produk serupa yang ditwarkan pesaing.

b.      Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian

Dengan menjadi bagian suatu IOS, perusahaan dapat mengurangi biaya berbelanja yang dialami pelanggannya dalam mencari pemasok, mengidentifikasi produk alternative dan mendapatkan harga terendah. Karena perusahaan itu sendiri adalah pelanggan dan pemasoknya, perusahaan dapat mengalami penurunan biaya berbelanja yang sama ketika memesan dari pemasoknya.

c.       Peningkatan biaya peralihan

Suatu perusahaan ingin agar jika pelanggan beralih ke pesaing maka biayanya menjadi mahal. IOS mencapai manfaat ini dengan memberikan bagi pelanggan sumber daya informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak dan saluran komunikasi data yang harus diganti jika produk dibeli dari perusahaan lain.

Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi. IOS memiliki landasan teoritis yang kuat, delapan elemen lingkungan yang dihubungkan oleh arus sumber daya. Untuk alasan itu, tidaklah mengejutkan bahwa IOS telah menjadi strategi dominan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Juga tidaklah mengherankan bahwa hubungan data dicapai secara elektronik, suatu strategi yang disebut pertukaran data elektronik. Selain melalui jalur internal dalam mengembangkan perusahaan dengan memanfaatkan IOS, ada pula jalur eksternal yang dapat ditembuh.

Hubungan eksternal adalah hubungan yang harus dijaga oleh perusahaan, baik dengan perusahaan-perusahaan lainnya atau dengan publik-publik (masyarakat pada umumnya). Atau secara lebih sederhana bisa dikatakan, hubungan eksternal adalah menjalin sesuatu yang baik dengan para pihak luar perusahaan (organisasi) yang berkepentingan dengan perusahaan yang dimaksud.

Setiap organisasi pasti memiliki tujuan. Tapi, organisasi tersebut harus memenuhi ekspektasi atau harapan-harapan publik. Karenanya menjalin hubungan dengan publik diluar perusahaan adalah hal yang wajib dilakukan, sebab pada dasarnya sebuah perusahaan tidak bisa berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan lain. Disinilah titik keunggulan IOS untuk menciptakan suatu hubungan antar mitra bisnis demi meningkatkan mutu suatu perusahaan. Menjalin hubungan baik dengan publik internal pada dasarnya merupakan dasar untuk menjalin hubungan dengan pihak publik eksternal. Melalui hal ini, organisasi dalam memanfaatkan IOS diharapkan mampu untuk memahami  dan merespon harapan-harapan publik dengan jalur eksternalnya.

Menjalin hubungan/komunikasi dengan publik lewat pendekatan eksternal sebaiknya dilakukan dengan cara persuasif dan informatif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan berdasarkan pada fakta yang sebenarnya. Secara persuasif komunikasi bisa dikemas secara menarik sehingga dapat menarik perhatian publik atau pihak eksternal.

Bagaimana cara para mitra bisnis dalam IOS untuk menarik pelanggan maupun perusahaan lain untuk melakukan mitra bersama guna tujuan yang sama. Hendaknya tujuan ini dilakukan semata-mata untuk membangun kebaikan bersama pula. Suatu perusahaan harus dapat memanfaatkan IOS guna meningkatkan mutu dan perkembangan perusahaannya. Menjalin hubungan bisnis atau bermitra dengan perusahaan atau pihak yang menguntungkan perusahaan hendaknya dilakukan dengan cara hati-hati, pasalnya banyak juga perusahaan yang beridealis berbeda dengan perusahaan tertentu. Namun hal ini tidak menutup kemungkinan untuk menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan beridealis beda.

Penggunaan metode eksternal dalam IOS haruslah menyesuaikan dengan keadaan publik/luar organisasi. Adapun beberapa faktor yang mendukung penggunaan metode eksternal dalam meningkatkan mutu perusahaan, antara lain:

1.      Lingkungan Bisnis

Dari sudut pandang dalam lingkup kerja sama di IOS maupun dari publik eksternal harus diperhatikan untuk dapat meningkatkan daya tahan perusahaan dalam persaingan di lingkungan bisnis.

2.      Hubungan antar mitra internal dalam IOS

Hal diperlukan agar peningkatan perusahaan terbantu oleh keunggulan mitra bisnis/perusahaan lain yang mungkin tidak dimiliki perusahaan tersebut.

3.      Penyesuaian perusahaan dengan publik dan organisasi/perusahaan lain

Hal ini berguna agar perusahaan dapat menyesuaikan diri dengan keadaan persaingan di luar organisasi.

4.      Evaluasi

Kegiatan bisnis dengan melihat keunggulan maupun kelemahan mitra bisnis ataupun dengan melihat kemampuan usaha perusahaan itu sendiri.

5.      Perbaikan sistem perusahaan yang telah melalui proses evaluasi

Hal ini semata-mata guna meningkatkan mutu perusahaan itu sendiri. Karena percuma saja apabila suatu perusahaan tidak dapat meningkatkan mutu dan perkembangan perusahaan berdasarkan hasil evaluasi. Hal ini berlaku untuk semua perusahaan, kecil maupun besar.

E.     Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem menurut O’Brien dan Marakas (2009), merupakan satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan dan atau merupakan kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut Sutono (2007), Sistem informasi dapat diartikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

Informasi juga mengandung suatu arti yaitu data yang sudah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Terdapat tiga aktivitas dasar di dalam Sistem Informasi, yaitu: aktivitas masukan atau input, pemrosesan atau proccessing, dan keluaran atau output. Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mengambil keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan digunakan. Menurtu Sutono (2007), Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik, yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya.

Definisi Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem mesin yang terpadu yang menyajikan informasi berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi perusahaan. Sistem menggunakan perangkat keras atau Hardware dan perangkat lunak atau Software komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan data base.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu, untuk inilah sistem informasi manajemen hadir mempermudah pekerjaan dalam suatu perusahaan.

Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka penganalisisan sistem harus mengetahui tentang kebutuhan informasi yang dibutuhkan serta kegiatan untuk setiap tingkatan manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Dengan demikian, sistem informasi bertujuan memberikan manfaat dalam pengambilan keputusan yang baik  dalam manajemen, sehingga suatu sistem menyediakan data informasi yang berkaitan terhadap pelaksanaan kegiatan organisasi.

Fungsi utama diterapkannya sistem infomasi manajemen dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:

1.      Mempermudah pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan komando atau koordinasi dengannya.

2.      Meningkatkan efisiensi dan efektifitas data yang tersaji akurat dan tepat waktu.

3.      Meningkatkan produktifitas dan penghematan biaya dalam suatu organisasi.

4.      Meningkatkan kualitas sumber daya manusia  karena unit sistem kerja yang terkoordinir dan sistematis.

    

Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Para pelaku manajemen harus menerapkan output yang berupa model matematika tersebut menjadi model non matematis guna mengevaluasi dan meningkatkan mutu perusahaan kedepannya.

F.     Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Dalam Meningkatkan Mutu Perusahaan

Internet dan teknologi lainnya yang terhubung serta aplikasi-aplikasinya telah mengubah cara operasi bisnis dan cara orang bekerja, sebaik bagaimana sistem informasi mendukung proses bisnis, pengambilan keputusan, dan keuntungan kompetitif. Sehingga, saat ini banyak bisnis menggunakan teknologi internet untuk penggunaan website yang memungkinkan mereka dapat menjalankan proses bisnisnya dan membuat aplikasi e-bisnis yang inovatif (O’Brien dan Marakas, 2009).

Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.

Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan informasi dari luar.

Pengendalian merupakan hal membandingkan hasil aktual dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:

1.      Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making).

2.      Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.

Secara garis besar sistem informasi manajemen terdiri dari 3 macam yakni:

a.      Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

b.      Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dariinformation reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

c.       Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).

Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang mutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannnya. Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.

Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan perusahaan, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa perusahaan pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi perusahaan dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.

Strategi perusahaan berbasis sistem informasi manajemen perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa :

1)      Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama.

2)      Ancaman dari perusahaan baru.

3)      Ancaman dari produk pengganti.

4)      Kekuatan tawar-menawar dari konsumen.

5)      Kekuatan tawar-menawar dari pemasok. Kelima faktor tersebut merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun upaya pemasaran yang mengarah kepada competitive advantage strategies.

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan bisnis lewat jalur internal perusahaan adalah:

a)      Cost leadership (keunggulan biaya)

Menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah cukup menguntungkan perusahaan karena saat ini banyak masyarakat yang lebih mementingkan rendahnya harga dari pada kualitas barang. Namun alangkah baiknya jika rendaknya biaya ini tak mempengaruhi kualitas barang/produk/jasa.

b)     Product differentiation (perbedaan produk)

Mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing. Hal ini sudah banyak sekali dilakukan oleh berbagai perusahaan baik itu dibidang jasa maupun produk. Tujuan utama mereka membuat produk yang berbeda tak lain adalah sebagai ciri khas perusahaan tersebut. Pada realitasnya ciri khas akan diingat oleh masyarakat luas, sehingga hal tersebut dapat meguntungkan perusahaan dalam pengembangan dan pengenalan perusahaan.

c)      Innovation

Menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa dapat menguntungkan perusahaan karena pada dasarnya inovasi atau hal-hal baru dapat meningkatkan rasa penasaran masyarakat akan produk tersebut. Sehingga hal ini akan menyebabkan keterpaksaan mereka membeli produk demi memuaskan hasrat keingintahuan.

BAB III

PENUTUPAN

A.    Simpulan

Dengan pemanfaatan dan penggunaan teknologi internet diharapkan dapat memberikan manfaat yang besar terhadap dunia bisnis yang kompetitif tersebut. Perusahaan yang mampu bersaing dalam kompetisi tersebut adalah perusahaan yang mampu melakukan implementasi teknologi ke dalam perusahaannya. Salah satu jenis implementasi teknologi dalam hal meningkatkan persaingan bisnis dan penjualan produk-produk adalah dengan menggunakan electronic commerce (e-commerce) untuk memasarkan berbagai macam produk atau jasa, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Dengan adanya layanan electronic commerce (e-commerce) ini maka pelanggan dapat mengakses serta melakukan pesanan dari berbagai tempat. Dengan adanya era teknologi yang canggih saat ini para pelanggan yang ingin mengakses e-commerce tidak harus berada di suatu tempat, hal itu dikarenakan di kota-kota besar di Indonesia telah banyak tempat tempat yang menyediakan suatu fasilitas akses internet hanya dengan menggunakan laptop/notebook ataupun dengan Personal Digital Assistant  (PDA) dengan menggunakan teknologi wifi.

Banyak sekali hal yang dapat dilakukan untuk memanfaatkan e-commerce dalam meningkatkan mutu perusahaan. Dalam proses meningkatkan mutu perusahaan ini terdapat beberapa faktor penentu keberhasilan pemanfaatan e-commerce, diantaranya:

1.      Selection and Value

2.      Performance and Service

3.      Advertising and incentives

4.      Personal attention

5.      Community relationship

6.      Security and Reliability

Menjalin hubungan/komunikasi dengan publik lewat pendekatan eksternal sebaiknya dilakukan dengan cara persuasif dan informatif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan berdasarkan pada fakta yang sebenarnya. Secara persuasif komunikasi bisa dikemas secara menarik sehingga dapat menarik perhatian publik atau pihak eksternal.

Penggunaan metode eksternal dalam IOS haruslah menyesuaikan dengan keadaan publik/luar organisasi. Adapun beberapa faktor yang mendukung penggunaan metode eksternal dalam meningkatkan mutu perusahaan, antara lain:

a.       Lingkungan Bisnis.

b.      Hubungan antar mitra internal dalam IOS.

c.       Penyesuaian perusahaan dengan publik dan organisasi/perusahaan lain.

d.      Evaluasi.

e.       Perbaikan sistem perusahaan yang telah melalui proses evaluasi.

Hal ini semata-mata guna meningkatkan mutu perusahaan itu sendiri. Karena percuma saja apabila suatu perusahaan tidak dapat meningkatkan mutu dan perkembangan perusahaan berdasarkan hasil evaluasi. Hal ini berlaku untuk semua perusahaan, kecil maupun besar.

Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang diterapkan ke dalam perusahaan yang mendukung berbagai informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sistem informasi yang dikumpulkan dan diolah berguna untuk seluruh tingkatan manajemen dalam pengendalian perusahaan. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik dan maksimal. Sistem Informasi Manajemen menunjang kinerja perusahaan serta mampu membuat manajemen mengambil keputusan. Informasi-informasi yang diperlukan untuk kegiatan kerja mampu membuat operasional perusahaan berjalan dengan baik.

Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan bisnis lewat jalur internal perusahaan adalah:

1)      Cost leadership (keunggulan biaya)

2)      Product differentiation (perbedaan produk)

3)      Innovation

Banyak sekali hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kegiatan wirausaha/bisnis dalam suatu perusahaan. Dari metode eksternal hingga metode internalnya sendiri dapat ditempuh. Jika seorang pengusaha atau pelaku usaha ingin berhasil, maka kegiatan usahanya harus memiliki empat kompetensi, diantaranya:

a)      Fokus pada pasar, bukan pada teknologi.

b)      Buat ramalan pendanaan untuk menghindari tidak terbiayainya perusahaan.

c)      Bangun tim manajemen yang terkoordini kerja samanya dengan baik, bukan hanya menonjolkan perorangan.

d)     Beri peran tertentu, hal ini berlaku khusus bagi pengusaha penemu.